EJENDOMSADMINISTRATION

SPECIFIK INFORMATION OM LOU ADVOKATERS DATABESKYTTELSE I FORBINDELSE MED EJENDOMSADMINISTRATIONEN

LOU ADVOKATER, CVR-nr. 35272348, Østergrave 4, 1. sal, 8900 Randers C, e-mail: gdpr@lou.dk, tlf.nr.: 70 300 500, håndterer personoplysninger om dig i forbindelse med vores administration af den Ejerforening, Andelsboligforening eller udlejningsejendom, som du bor i.

I medfør af Databeskyttelsesforordningen vil LOU ADVOKATER informere dig om, hvordan dine personoplysninger behandles og, hvordan de beskyttes for så vidt angår ejendomsadministrationens databehandling. Du kan læse nærmere om, hvilke personoplysninger, som ejendomsadministrationen behandler om dig i forbindelse med vores håndtering af ejendommens drift og tilknyttede forhold. LOU ADVOKATER vil informere dig særskilt om de databehandlingsaktiviteter, hvori dine oplysninger indgår, hvis der er væsentlige afvigelser i forhold til nedenstående og, hvis det påhviler ejendomsadministrationen at give dig en sådan underretning.

LOU ADVOKATER opfordrer dig til at læse vores generelle information om beskyttelse af personoplysninger, som blandt andet indeholder oplysninger om vores behandling af personoplysninger i tilfældet, hvor dine personoplysninger måtte indgå i en sag, der varetages af advokatfirmaet.

Du finder vores generelle information her: Persondatapolitik.

VÆLG DIN STATUS HER:

  1. Ejer (ejerlejlighed og andelsbolig)
  2. Lejer
  3. Bestyrelsesmedlem (ejerforening og andelsboligforening)

 

1. EJER (EJERFORENING OG ANDELSBOLIGFORENING)
– administrationer, hvor vi bistår foreningen med administration af foreningens drift og dertil knyttede forhold m.v.

EJENDOMSADMINISTRATIONENS BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
LOU ADVOKATER P/S´ Ejendomsadministration, CVR-nr. 35272348, Østergrave 4, 1. sal, 8900 Randers C, e-mail: gdpr@lou.dk, tlf.nr.: 70 300 500, behandler personoplysninger om dig. Ejendomsadministrationens behandling af dine personoplysninger sker på vegne af den forening, som din ejendom indgår i. Den dataansvarlige er din forening, hvor du rette henvendelse til bestyrelsesformanden for så vidt angår udøvelse af dine rettigheder eller ved spørgsmål om behandlingen af dine data.

Dine personoplysninger har LOU ADVOKATERs ejendomsadministration modtaget fra dig selv eller fra din forening.

I visse tilfælde modtager vi dine personoplysninger fra en tredjepart, såsom din ægtefælle / samlever eller andre relevante parter. Hvis Ejendomsadministrationen på vegne af foreningen vurderer, at oplysningerne er relevante for administration af foreningen, vil de indgå heri, og du vil derigennem blive gjort bekendt med oplysningerne. Ejendomsadministrationen sletter på vegne af foreningen oplysninger, som ikke findes tilstrækkelig relevante for sagen.

LOU ADVOKATERs behandling af dine personoplysninger omfatter dit navn, adresse og kontaktoplysninger (tlf.nr. og e-mail), og øvrige relevante og saglige oplysninger, som er nødvendig for vores rådgivning i den konkrete sag, såsom oplysninger om kontooplysninger (dit registrerings- og kontonummer), ejendomsoplysninger (tinglyst gæld, tinglyste servitutter og rettigheder i lejligheden, ejendomsværdi, indretning af lejligheden, adgangsnøgler og –kort, evt. udlejningsforhold, foreningsbidrag, varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger), generelle personoplysninger (oplysninger om husstand og familieforhold, eventuelle oplysninger om dødsfald, rekonstruktion og konkurs, advarsler, påtaler og eksklusion, betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af foreningsmedlemsskabet, fuldmagtsforhold samt bestyrelsespost i foreningen).

Ejendomsadministrationen har i visse tilfælde behov for at behandle dit CPR-nr., hvilket blandt andet vil ske, hvis Ejendomsadministrationen skal tilmelde dig til det respektive elforsyningsselskab, i det dit CPR-nr. kræves af forsyningsselskabet for at oprette dig som bruger. I et sådant tilfælde vil Ejendomsadministrationen, på vegne af din forening, indhente dit samtykke til vores indsamling og videregivelse heraf .

Ejendomsadministrationen vil som udgangspunkt ikke behandle dine følsomme personoplysninger. Det kan dog i visse tilfælde være nødvendigt, at LOU ADVOKATER behandler dine følsomme personoplysninger, hvis en sådan behandling har betydning for administrationen (f.eks. i forbindelse med foreningens iagttagelse af Ejerlejlighedslovens § 8). Såfremt vi behandler dine følsomme personoplysninger på vegne af foreningen, vil det typisk være oplysninger om dine helbredsoplysninger.

Endvidere vil Ejendomsadministrationen – på vegne af din forening – som udgangspunkt ikke behandle dine oplysninger om strafbare forhold, medmindre dette f.eks. er til brug for foreningens iagttagelse af Ejerlejlighedslovens § 8. Se ovenfor.

EJENDOMSADMINISTRATIONEN BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER TIL SAGLIGE FORMÅL
Ejendomsadministrationen foretager behandling af dine personoplysninger på vegne af din forening med henblik på at varetage administrationen af foreningens ejendom, hvori din lejlighed indgår.

Ejendomsadministrationen vil alene behandle dine følsomme personoplysninger, f.eks. helbredsoplysninger, og oplysninger om strafbare forhold, hvis behandlingen heraf er nødvendigt for enten administrationen eller en konkrete sag, hvilket vil være tilfældet, hvis sådanne personoplysninger er nødvendige for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger, som beskrevet ovenfor, til brug for vores administrationen af foreningens drift og dertil knyttede forhold, hvilket sker i medfør af den indgående administrationsaftale med din forening. I den henseende behandles dine kontaktoplysninger for, at Ejendomsadministrationen på vegne af din forening, kan kommunikere med dig om relevante forhold, såsom indkaldelse til ordinær og ekstraordinær generalforsamling, fremsendelse af vand- og varmeregnskab.

Ejendomsadministrationen behandler endvidere dit CPR-nr., hvis det er nødvendigt for at oprette dig som bruger ved det respektive elforsyningsselskab.

EJENDOMSADMINISTRATIONEN BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER LOVLIGT
Dine personoplysninger behandles som led i varetagelsen af foreningens drift og dertil knyttede forhold, herunder administration af foreningen. I den henseende er den forening dataansvarlig for samtlige databehandlinger, hvor Ejendomsadministrationen indtager rollen som databehandler og behandler dermed alene behandler dine personoplysninger i medfør af den instruks, som din forening i databehandleraftalen har givet os.

Ejendomsadministrationen skal ikke have et selvstændigt behandlingsgrundlag, men behandler dine data i medfør af de behandlingsgrundlag, som din ejerforening baserer sin databehandling på. Disse behandlingsgrundlag vil typisk være følgende:

Foreningens behandling af dine almindelige, herunder eventuelle fortrolige personoplysninger udføres i medfør af foreningens iagttagelse af dets retlige pligter[1], foreningens opfyldelse af medlemsskabet mellem dig og foreningen[2], foreningens forfølgelse af dets legitime interesser[3] samt dit eventuelt givne samtykke[4].

Dit CPR-nr., dine følsomme personoplysninger og eventuelle oplysninger om strafbare forhold behandles som udgangspunkt ikke, medmindre disse oplysninger har indvirkning på dit ejerforhold eller dit medlemskab af Ejerforeningen[5]. I så fald vil behandlingen af dit CPR-nr. og dine følsomme personoplysninger foretages, som følge af at den er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares[6] og oplysninger om strafbare forhold vil behandles i medfør af Ejerforeningens legitime interesse[7]. Dit CPR-nr. vil endvidere behandles i medfør af dit givne samtykke[8].

Som anført ovenfor behandler din foreningen og dermed Ejendomsadministrationen nogle af dine almindelige personoplysninger i medfør af en interesseafvejning (kaldet interesseafvejningsreglen). De legitime interesser, der begrunder behandlingen er blandt andet følgende:

  1. foreningens interesse i opretholdelse af foreningens drift, hvormed nogle af dine personoplysninger, navnlig dine kontaktoplysninger videregives til relevante samarbejdspartnere, hvis der opstår et sagligt behov herfor, såsom håndværkere eller vicevært, hvis der skal udbedres forhold i tilknytning din lejlighed, foreningens frameldelse af dig som medlem, hvis du afhænder din lejlighed samt foreningens iagttagelse af normalvedtægten samt husordenen,
  2. foreningens interesse i at kunne identificere dig og kommunikere med dig, såsom ved almindelig korrespondance om foreningens forhold, fremsendelse af vand- og varmeregnskab, indkaldelse til generalforsamling, sociale arrangementer m.v.,
  3. foreningens interesse i at overvåge ejendommen med henblik på kriminalitetsforebyggelse, såsom hærværk, indbrud, brandstiftelse eller lignende.

DINE OPLYSNINGER VIDEREGIVES IKKE UDEN LOVLIGT GRUNDLAG
Ejendomsadministrationen vil i forbindelse med administrationen og på vegne af foreningen videregive dine personoplysninger til en række modtagere, hvis det findes nødvendigt. I så fald vil dine personoplysninger blive videregivet til følgende:

  • Foreningens bank og revisor. Typisk vil dit navn, adresse samt andel af foreningens fællesudgifter, aconto indbetalinger, saldo ifølge det årlige forbrugsregnskab samt eventuelle restancer, da oplysningerne vil fremgå af foreningens konti- og bogføringsmateriale, foreningens regnskaber eller referater, som kommer disse modtagere i hænde. Videregivelsen har til formål at sikre, at foreningen kan foretage korrekt regnskabsaflæggelse og få udført revision.
  • Nets Danmark A/S. Dit navn, forfaldsdato og forfaldent beløb til foreningen videregives med henblik på opkrævning af dit skyldige beløb til foreningen.
  • Forsyningsselskaber. Dit navn, adresse og tlf.nr. videregives til relevante forsyningsselskaber, hvilket sker med henblik på at kunne oprette dig hos selskabet således, at du kan modtage vand eller varme i din lejlighed. Endvidere videregives dit navn, adresse og oplysning om de indbetalte aconto beløb til de respektive selskab, som udarbejder vand- og varmeregnskab.
  • Vaskeriselskaber: Hvis foreningen har et tilknyttet vaskeriselskab, vil dine kontaktinformationer videregives med henblik på at oprette dig som bruger således, at det er muligt at registrere og dermed opkræve betaling for dit vaskeforbrug.
  • Ejendomsmægler: Relevante ejendomsoplysninger videregives til din mægler, hvis du vil sælge din lejlighed og har anmodet foreningen om at afgive disse.
  • Parkeringsselskab: Dine kontaktoplysninger samt dit registreringsnummer videregives til selskabet således, at du kan parkere på det aftalte areal uden at modtage en kontrolafgift.
  • LOU Advokater P/S: Hvis du misligholder dine betalingsforpligtelser overfor foreningen, vil kravet – hvis foreningen træffer beslutning herom – tages til inkasso, hvorfor dine kontaktoplysninger og oplysninger om restancen vil videregives til LOU Advokater.

I forbindelse med vores administration af ejendommen overlader vi herudover personoplysninger om dig til udvalgte underdatabehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os. Alle data opbevares indenfor EU/EØS, og der er indgået databehandleraftaler i henhold til reglerne herom.

LOU ADVOKATER FORETAGER KORREKT SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Vi opbevarer dine personoplysninger i henhold til den givne instruks fra den forening. Generelt vil foreningen løbende foretage en vurdering af, hvornår opbevaringen af dine personoplysninger helt eller delvist ikke længere er nødvendig i forhold til de behandlingsformål, som dine enkelte personoplysninger oprindeligt blev indsamlet til.

Dog vil dine personoplysninger som udgangspunkt blive opbevaret i en periode på 3 år efter, at du har solgt din ejerlejlighed, da perioden udgør forældelsesfristen for eventuelle krav, som foreningen måtte have mod dig[9].

Dine personoplysninger, der indgår i foreningens bogføringsmateriale opbevares i 5 år, regnet fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører[10]. Endvidere vil dine personoplysninger, der indgår i foreningens dokumentationsmateriale for efterlevelse af databeskyttelseslovgivningens regler, blive opbevaret i 5 år[11].

DINE RETTIGHEDER
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til foreningens bestyrelsesformand eller os.

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Ejendomsadministrationen på vegne af foreningen behandler om dig samt en række yderligere obligatoriske oplysninger i henhold til Databeskyttelsesforordningens artikel 15.

Ret til berigtigelse (rettelse): Du har i nogle tilfælde ret til at få berigtiget urigtige oplysninger, som foreningen har tilknyttet dig.

Ret til sletning: Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet personoplysninger, forinden tidspunktet for foreningens generelle slettefrister indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger, som foreningen har tilknyttet dig.

Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må foreningen, herunder Ejendomsadministrationen, fremover alene behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod foreningens ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at få transmitteret oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført personoplysningerne fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, såfremt du er utilfreds med den måde, som foreningen, herunder Ejendomsadministrationen, behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

2. LEJERE
– administrationer, hvor vi bistår foreningen med administration af ejendommens drift og dertil knyttede forhold m.v.

Du modtager denne underretning, da du – efter det oplyste – er lejer af en ejerlejlighed, som indgår i foreningens fællesskab. Foreningen har nemlig en legal oplysningspligt overfor de privatpersoner, hvis oplysninger behandles i forbindelse med foreningens drift. I den henseende har du eller din udlejer givet foreningen dine personoplysninger, som har overladt disse til Ejendomsadministrationen.

EJENDOMSADMINISTRATIONENS BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
LOU ADVOKATER P/S´ Ejendomsadministration, CVR-nr. 35272348, Østergrave 4, 1. sal, 8900 Randers C, e-mail: gdpr@lou.dk, tlf.nr.: 70 300 500, behandler personoplysninger om dig, som databehandler. Det skyldes, at Ejendomsadministrationens behandling af dine personoplysninger sker på vegne af den forening, som dit lejemål indgår i. Af den grund modtager du direkte underretning fra din udlejer – der er selvstændig dataansvarlig – om behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med dit lejeforhold, hvorfor du kan betragte denne underretning som supplerende og omhandlende foreningens behandling af dine personoplysninger.

Dine personoplysninger har LOU ADVOKATERs ejendomsadministration modtaget fra dig selv, fra din udlejer eller fra din forening.

I visse tilfælde modtager vi dine personoplysninger fra en tredjepart, såsom din ægtefælle / samlever eller andre relevante parter. Hvis Ejendomsadministrationen på vegne af foreningen vurderer, at oplysningerne er relevante for administration af foreningen, vil de indgå heri, og du vil derigennem blive gjort bekendt med oplysningerne. Ejendomsadministrationen sletter på vegne af foreningen oplysninger, som ikke findes tilstrækkelig relevante for sagen.

LOU ADVOKATERs behandling af dine personoplysninger omfatter dit navn, adresse og kontaktoplysninger (tlf.nr. og e-mail), og øvrige relevante og saglige oplysninger, som er nødvendig for vores rådgivning i den konkrete sag, såsom oplysninger om kontooplysninger (dit registrerings- og kontonummer), ejendomsoplysninger (tinglyst gæld, tinglyste servitutter og rettigheder i lejligheden, ejendomsværdi, indretning af lejligheden, adgangsnøgler og –kort, evt. udlejningsforhold, foreningsbidrag, varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger), generelle personoplysninger (oplysninger om husstand og familieforhold, eventuelle oplysninger om dødsfald, rekonstruktion og konkurs, advarsler, påtaler og eksklusion, betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af foreningsmedlemsskabet, fuldmagtsforhold samt bestyrelsespost i foreningen).

Ejendomsadministrationen har i visse tilfælde behov for at behandle dit CPR-nr., hvilket blandt andet vil ske, hvis Ejendomsadministrationen skal tilmelde dig til det respektive elforsyningsselskab, i det dit CPR-nr. kræves af forsyningsselskabet for at oprette dig som bruger. I et sådant tilfælde vil Ejendomsadministrationen, på vegne af din forening, indhente dit samtykke til vores indsamling og videregivelse heraf.

Ejendomsadministrationen vil som udgangspunkt ikke behandle dine følsomme personoplysninger. Det kan dog i visse tilfælde være nødvendigt, at LOU ADVOKATER behandler dine følsomme personoplysninger, hvis en sådan behandling har betydning for administrationen (f.eks. i forbindelse med foreningens iagttagelse af Ejerlejlighedslovens § 8). Såfremt vi behandler dine følsomme personoplysninger på vegne af foreningen, vil det typisk være oplysninger om dine helbredsoplysninger.

Endvidere vil Ejendomsadministrationen – på vegne af din forening – som udgangspunkt ikke behandle dine oplysninger om strafbare forhold, medmindre dette f.eks. er til brug for foreningens iagttagelse af Ejerlejlighedslovens § 8. Se ovenfor.

EJENDOMSADMINISTRATIONEN BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER TIL SAGLIGE FORMÅL
Ejendomsadministrationen foretager på vegne af den forening, hvori dit lejemål indgår, behandling af dine personoplysninger med henblik på at varetage administrationen af foreningens ejendom.

Ejendomsadministrationen vil alene behandle dine følsomme personoplysninger, f.eks. helbredsoplysninger, og oplysninger om strafbare forhold, hvis behandlingen heraf er nødvendigt for enten administrationen eller en konkrete sag, hvilket vil være tilfældet, hvis sådanne personoplysninger er nødvendige for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Vi behandler på vegne af foreningen dine almindelige personoplysninger, som beskrevet ovenfor, til brug for administrationen af foreningens drift og dertil knyttede forhold, hvilket sker i medfør af den indgående administrationsaftale med forening. I den henseende behandles dine kontaktoplysninger for, at Ejendomsadministrationen på vegne af din forening, kan kommunikere med dig om relevante forhold, såsom fremsendelse af vand- og varmeregnskab.

Ejendomsadministrationen behandler på vegne af foreningen endvidere dit CPR-nr., hvis det er nødvendigt for at oprette dig, som bruger ved det respektive elforsyningsselskab.

EJENDOMSADMINISTRATIONEN BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER LOVLIGT
Dine personoplysninger behandles som led i varetagelsen af foreningens drift og dertil knyttede forhold, herunder administration af foreningen. I den henseende er foreningen dataansvarlig for samtlige databehandlinger, hvor Ejendomsadministrationen indtager rollen som databehandler og behandler dermed alene behandler dine personoplysninger i medfør af den instruks, som foreningen i databehandleraftalen har givet os.

Ejendomsadministrationen skal ikke have et selvstændigt behandlingsgrundlag, men behandler alene dine data i medfør af de behandlingsgrundlag, som din ejerforening baserer sin databehandling på. Disse behandlingsgrundlag vil typisk være følgende:

Foreningens behandling af dine almindelige, herunder eventuelle fortrolige personoplysninger udføres i medfør af foreningens iagttagelse af dets retlige pligter[12], foreningens forfølgelse af dets legitime interesser[13].

Dit CPR-nr., dine følsomme personoplysninger og eventuelle oplysninger om strafbare forhold behandles som udgangspunkt ikke, medmindre disse oplysninger har indvirkning på dit lejeforhold eller dit forhold til Ejerforeningen[14]. I så fald vil behandlingen af dit CPR-nr. og dine følsomme personoplysninger foretages, som følge af at den er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares[15] og oplysninger om strafbare forhold vil behandles i medfør af Ejerforeningens legitime interesse[16]. Dit CPR-nr. vil endvidere behandles i medfør af dit givne samtykke[17].

Som anført ovenfor behandler foreningen, herunder Ejendomsadministrationen, nogle af dine almindelige personoplysninger i medfør af en interesseafvejning (kaldet interesseafvejningsreglen). De legitime interesser, der begrunder behandlingen er blandt andet følgende:

  1. foreningens interesse i opretholdelse af foreningens drift, hvormed nogle af dine personoplysninger, navnlig dine kontaktoplysninger videregives til relevante samarbejdspartnere, hvis der opstår et sagligt behov herfor, såsom håndværkere eller vicevært, hvis der skal udbedres forhold i tilknytning din lejlighed, foreningens frameldelse af dig, hvis du opsiger dit lejeforhold samt foreningens iagttagelse af normalvedtægten samt husordenen,
  2. foreningens interesse i at kunne identificere dig og kommunikere med dig, såsom ved almindelig korrespondance om foreningens forhold, fremsendelse af vand- og varmeregnskab, indkaldelse til sociale arrangementer m.v.,
  3. foreningens interesse i at overvåge ejendommen med henblik på kriminalitetsforebyggelse, såsom hærværk, indbrud, brandstiftelse eller lignende.

DINE OPLYSNINGER VIDEREGIVES IKKE UDEN LOVLIGT GRUNDLAG
Ejendomsadministrationen vil i forbindelse med administrationen og på vegne af foreningen videregive dine personoplysninger til en række modtagere, hvis det findes nødvendigt. I så fald vil dine personoplysninger blive videregivet til følgende:

  • Foreningens bank og revisor. Typisk vil dit navn, adresse samt aconto indbetalinger, saldo ifølge det årlige forbrugsregnskab samt eventuelle restancer, da oplysningerne vil fremgå af din foreningens konti- og bogføringsmateriale, foreningens regnskaber eller referater, som kommer disse modtagere i hænde. Videregivelsen har til formål at sikre, at foreningen kan foretage korrekt regnskabsaflæggelse og få udført revision.
  • Nets Danmark A/S. Dit navn, forfaldsdato og forfaldent beløb til foreningen videregives med henblik på opkrævning af dit skyldige beløb til foreningen.
  • Forsyningsselskaber. Dit navn, adresse og tlf.nr. videregives til relevante forsyningsselskaber, hvilket sker med henblik på at kunne oprette dig hos selskabet således, at du kan modtage vand eller varme i dit lejemål Endvidere videregives dit navn, adresse og oplysning om de indbetalte aconto beløb til de respektive selskab, som udarbejder vand- og varmeregnskab.
  • Vaskeriselskaber: Hvis foreningen har et tilknyttet vaskeriselskab, vil dine kontaktinformationer videregives med henblik på at oprette dig som bruger således, at det er muligt at registrere og dermed opkræve betaling for dit vaskeforbrug.
  • Håndværkere og vicevært: Dine kontaktoplysninger videregives til håndværkere og/eller vicevært, hvis der vurderes behov herfor, således der kan foretages eventuelle reparationer, udbedringer eller lignende i lejligheden.

I forbindelse med vores administration af ejendommen overlader vi herudover personoplysninger om dig til udvalgte underdatabehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os. Alle data opbevares indenfor EU/EØS, og der er indgået databehandleraftaler i henhold til reglerne herom.

LOU ADVOKATER FORETAGER KORREKT SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Vi opbevarer dine personoplysninger i henhold til den givne instruks fra den forening. Generelt vil foreningen løbende foretage en vurdering af, hvornår opbevaringen af dine personoplysninger helt eller delvist ikke længere er nødvendig i forhold til de behandlingsformål, som dine enkelte personoplysninger oprindeligt blev indsamlet til.

Dog vil dine personoplysninger som udgangspunkt blive opbevaret i en periode på 3 år efter, at du har opsagt dit lejemål, da perioden udgør forældelsesfristen for eventuelle krav, som foreningen måtte have mod dig[18].

Dine personoplysninger, der indgår i foreningens bogføringsmateriale opbevares i 5 år, regnet fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører[19]. Endvidere vil dine personoplysninger, der indgår i foreningens dokumentationsmateriale for efterlevelse af databeskyttelseslovgivningens regler, blive opbevaret i 5 år[20].

DINE RETTIGHEDER
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til foreningens bestyrelsesformand eller os.

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Ejendomsadministrationen på vegne af foreningen behandler om dig samt en række yderligere obligatoriske oplysninger i henhold til Databeskyttelsesforordningens artikel 15.

Ret til berigtigelse (rettelse): Du har i nogle tilfælde ret til at få berigtiget urigtige oplysninger, som foreningen har tilknyttet dig.

Ret til sletning: Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet personoplysninger, forinden tidspunktet for foreningens generelle slettefrister indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger, som foreningen har tilknyttet dig.

Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må foreningen, herunder Ejendomsadministrationen, fremover alene behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod foreningens ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at få transmitteret oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført personoplysningerne fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, såfremt du er utilfreds med den måde, som foreningen, herunder Ejendomsadministrationen, behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

3. BESTYRELSESMEDLEMMER
– administrationer, hvor vi bistår foreningen med administration af foreningens drift og dertil knyttede forhold m.v.

Du modtager denne underretning, da du – efter det oplyste – er bestyrelsesmedlem i foreningen. Foreningen har nemlig en legal oplysningspligt overfor de privatpersoner, hvis oplysninger behandles i forbindelse med foreningens drift. I den henseende har du givet foreningen dine personoplysninger, som har overladt disse til Ejendomsadministrationen.

EJENDOMSADMINISTRATIONENS BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
LOU ADVOKATER P/S´ Ejendomsadministration, CVR-nr. 35272348, Østergrave 4, 1. sal, 8900 Randers C, e-mail: gdpr@lou.dk, tlf.nr.: 70 300 500, behandler personoplysninger om dig, som databehandler. Det skyldes, at Ejendomsadministrationens behandling af dine personoplysninger sker på vegne af den forening, som du er bestyrelsesmedlem i.

Dine personoplysninger har LOU ADVOKATERs ejendomsadministration modtaget fra dig selv.

I visse tilfælde modtager vi dine personoplysninger fra en tredjepart, såsom din ægtefælle / samlever eller andre relevante parter. Hvis Ejendomsadministrationen på vegne af foreningen vurderer, at oplysningerne er relevante for administration af foreningen, vil de indgå heri, og du vil derigennem blive gjort bekendt med oplysningerne. Ejendomsadministrationen sletter på vegne af foreningen oplysninger, som ikke findes tilstrækkelig relevante for sagen.

LOU ADVOKATERs behandling af dine personoplysninger omfatter dit navn, adresse og kontaktoplysninger (tlf.nr. og e-mail), og øvrige relevante og saglige oplysninger, som er nødvendig for vores rådgivning i den konkrete sag, såsom oplysninger om kontooplysninger (dit registrerings- og kontonummer), legitimationsoplysninger (din bopælskommune, kontaktoplysninger på din læge, dit sundhedskorts gyldighedsdato, fødselsdato, fødested, portrætbillede på kørekort, udstedelses- samt udløbsdato for dit kørekort, kørekortnummer, din underskrift samt hvilke kategorier af motorkøretøjer, som du kan føre, herunder udstedelses- og udløbsdato for hver kategori), generelle oplysninger (tiltrædelsesdato og eventuel fratrædelsesdato).

Ejendomsadministrationen har i visse tilfælde behov for at behandle dit CPR-nr., hvilket blandt andet vil ske, hvis Ejendomsadministrationen skal videregive dine legitimationsoplysninger til relevante aktører med henblik på deres iagttagelse af Hvidvasklovens regler om foretagelse af kundekendskabsprocedure. I et sådant tilfælde vil Ejendomsadministrationen, på vegne af din forening, indhente dit samtykke til vores indsamling og videregivelse heraf.

Ejendomsadministrationen vil som udgangspunkt ikke behandle dine følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

EJENDOMSADMINISTRATIONEN BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER TIL SAGLIGE FORMÅL
Ejendomsadministrationen foretager på vegne af den forening, hvori du er bestyrelsesmedlem, behandling af dine personoplysninger med henblik på at varetage administrationen af foreningens forhold.

 

Vi behandler på vegne af foreningen dine almindelige personoplysninger, som beskrevet ovenfor, til brug for administrationen af foreningens drift og dertil knyttede forhold, hvilket sker i medfør af den indgående administrationsaftale med foreningen. I den henseende behandles dine kontaktoplysninger for, at Ejendomsadministrationen på vegne af din forening, kan kommunikere med dig om relevante foreningsmæssige forhold.

Ejendomsadministrationen behandler på vegne af foreningen endvidere dit CPR-nr., hvis det er nødvendigt for foreningens respektive samarbejdspartnere foretagelse af kundekendskabsprocedure eller, hvis videregivelsen er påkrævet af en offentlig myndighed, såsom ved af- eller tinglysning (tinglysning.dk) angående foreningens forhold.

EJENDOMSADMINISTRATIONEN BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER LOVLIGT
Dine personoplysninger behandles som led i varetagelsen af foreningens drift og dertil knyttede forhold, herunder administration af foreningen. I den henseende er foreningen dataansvarlig for samtlige databehandlinger, hvor Ejendomsadministrationen indtager rollen som databehandler og behandler dermed alene behandler dine personoplysninger i medfør af den instruks, som foreningen i databehandleraftalen har givet os.

Ejendomsadministrationen skal ikke have et selvstændigt behandlingsgrundlag, men behandler alene dine data i medfør af de behandlingsgrundlag, som din ejerforening baserer sin databehandling på. Disse behandlingsgrundlag vil typisk være følgende:

Foreningens behandling af dine almindelige, herunder eventuelle fortrolige personoplysninger udføres i medfør af dit påtagne bestyrelseshverv[21], foreningens iagttagelse af dets legale pligter[22], foreningens forfølgelse af legitime interesser[23] samt dit eventuelt givne samtykke[24].

Foreningen vil i nogle tilfælde behandle dit CPR-nr., hvilket vil ske, når det følger af lovgivningen[25], hvis du har givet samtykke til behandlingen[26], hvis videregivelsen er påkrævet af en offentlig myndighed, såsom ved af- eller tinglysning via tinglysning.dk angående forhold, der vedrører foreningen[27].

Foreningen vil i udgangspunktet ikke behandle dine følsomme personoplysninger.

Ej heller vil foreningen behandle dine oplysninger om strafbare forhold, medmindre der er mistanke om et strafbart forhold, som medfører, at du ikke findes egnet til at varetage det pågældende bestyrelseshverv. I så fald vil foreningen behandle oplysninger om dine straffedomme og lovovertræder i medfør af dit givne samtykke hertil[28].

Som anført ovenfor behandler foreningen, herunder Ejendomsadministrationen, nogle af dine almindelige personoplysninger i medfør af en interesseafvejning (kaldet interesseafvejningsreglen). De legitime interesser, der begrunder behandlingen er blandt andet følgende:

  1. varetagelse af foreningens drift og forhold, hvormed nogle af dine personoplysninger, navnlig dine kontaktoplysninger, videregives til foreningens relevante aktører, hvis der opstår et behov herfor,
  2. med henblik på, at foreningen og dets medlemmer kan kommunikere med dig om foreningens forhold eller dit bestyrelseshverv,
  3. offentliggørelse af dit bestyrelseshverv, navn og kontaktinformationer over for de øvrige medlemmer af foreningen,
  4. foreningens opbevaring af dokumentation til brug for en tvist mellem dig og foreningen.

Dine interesser, grundlæggende rettigheder- og frihedsrettigheder, går ikke forud for foreningens førnævnte legitime interesser.

DINE OPLYSNINGER VIDEREGIVES IKKE UDEN LOVLIGT GRUNDLAG
Ejendomsadministrationen vil i forbindelse med administrationen og på vegne af foreningen videregive dine personoplysninger til en række modtagere, hvis det findes nødvendigt; i forbindelse med dit bestyrelseshverv vil dine personoplysninger såsom navn, oplysning om dit bestyrelseshverv, telefonnummer samt e-mail blive videregivet til foreningens relevante aktører, såfremt der opstår et behov herfor. Foreningen offentliggør endvidere dit bestyrelseshverv og navn over for de øvrige medlemmer af foreningen ved fremsendelsen af referatet for den ordinære generalforsamling.

I forbindelse med vores administration af ejendommen overlader vi herudover personoplysninger om dig til udvalgte underdatabehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os. Alle data opbevares indenfor EU/EØS, og der er indgået databehandleraftaler i henhold til reglerne herom.

LOU ADVOKATER FORETAGER KORREKT SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Vi opbevarer dine personoplysninger i henhold til den givne instruks fra den forening. Generelt vil foreningen løbende foretage en vurdering af, hvornår opbevaringen af dine personoplysninger helt eller delvist ikke længere er nødvendig i forhold til de behandlingsformål, som dine enkelte personoplysninger oprindeligt blev indsamlet til.

Dog vil dine personoplysninger som udgangspunkt blive opbevaret i en periode på 3 år efter, at du afhænder din lejlighed, da perioden udgør forældelsesfristen for eventuelle krav, som foreningen måtte have mod dig[29].

Dine personoplysninger, der indgår i foreningens bogføringsmateriale opbevares i 5 år, regnet fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører[30]. Endvidere vil dine personoplysninger, der indgår i foreningens dokumentationsmateriale for efterlevelse af databeskyttelseslovgivningens regler, blive opbevaret i 5 år[31].

DINE RETTIGHEDER
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til foreningens bestyrelsesformand eller os.

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Ejendomsadministrationen på vegne af foreningen behandler om dig samt en række yderligere obligatoriske oplysninger i henhold til Databeskyttelsesforordningens artikel 15.

Ret til berigtigelse (rettelse): Du har i nogle tilfælde ret til at få berigtiget urigtige oplysninger, som foreningen har tilknyttet dig.

Ret til sletning: Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet personoplysninger, forinden tidspunktet for foreningens generelle slettefrister indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger, som foreningen har tilknyttet dig.

Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må foreningen, herunder Ejendomsadministrationen, fremover alene behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod foreningens ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at få transmitteret oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført personoplysningerne fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, såfremt du er utilfreds med den måde, som foreningen, herunder Ejendomsadministrationen, behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.


[1] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (databeskyttelseslovens § 6, stk. 1), hvormed de personoplysninger, der er nødvendig for Ejerforeningens overholdelse af de retlige forpligtelser, der påhviler foreningen i medfør af vedtægterne, Bogføringsloven, Databeskyttelsesforordningen, Ejerlejlighedsloven, Andelsboligforeningsloven m.fl., kan behandles. F.eks. Foreningens pligt til at opbevare dets bogføringsmateriale, hvori dine personoplysninger indgår i en bestemt periode, udarbejdelse af forbrugsregnskaber, indkaldelse til generalforsamlinger.
[2] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
[3] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (databeskyttelseslovens § 6, stk. 1).
[4] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1. Der henvises til eventuel særskilt samtykkeerklæring.
[5] Tilfælde, som kan medføre iværksættelse af foranstaltninger i henhold til Ejerlejlighedslovens § 8. (Ikke udtømmende)
[6] Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra f (følsomme personoplysninger), Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra f (CPR-nr.).
[7] Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt. Det vil f.eks. være tilfældet, hvor der udøves hærværk, chikane m.v.
[8] Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.
[9] Forældelsesfristen følger af i medfør af forældelseslovens § 3, stk. 1.
[10] Ejerforeningens forpligtelse hertil følger af bogføringslovens § 10, stk. 1.
[11] Forældelsesfristen, der danner grundlaget for opbevaringsperioden, følger af Databeskyttelseslovens § 41, stk. 7.
[12] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (databeskyttelseslovens § 6, stk. 1), hvormed de personoplysninger, der er nødvendig for foreningens overholdelse af de retlige forpligtelser, der påhviler foreningen i medfør af vedtægterne, Bogføringsloven, Databeskyttelsesforordningen, Ejerlejlighedsloven, Andelsboligforeningsloven m.fl., kan behandles. F.eks. foreningens pligt til at opbevare dets bogføringsmateriale, hvori dine personoplysninger indgår i en bestemt periode, udarbejdelse af forbrugsregnskaber.
[13] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (databeskyttelseslovens § 6, stk. 1).
[14] Tilfælde, som kan medføre iværksættelse af foranstaltninger i henhold til Ejerlejlighedslovens § 8. (Ikke udtømmende)
[15] Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra f (følsomme personoplysninger), Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra f (CPR-nr.).
[16] Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt. Det vil f.eks. være tilfældet, hvor der udøves hærværk, chikane m.v.
[17] Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.
[18] Forældelsesfristen følger af i medfør af forældelseslovens § 3, stk. 1.
[19] Ejerforeningens forpligtelse hertil følger af bogføringslovens § 10, stk. 1.
[20] Forældelsesfristen, der danner grundlaget for opbevaringsperioden, følger af Databeskyttelseslovens § 41, stk. 7.
[21] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, hvormed dine almindelige personoplysninger, der er nødvendige for varetagelse af dit bestyrelseshverv kan behandles af Ejerforeningen.
[22] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, hvormed dine personoplysninger, der er nødvendig for foreningens overholdelse af de pligter, der påhviler foreningen i medfør af ansættelsesretlige, overenskomstmæssige og/eller personalepolitiske regelsæt, f.eks. foreningens udbetaling af dine eventuelle afholdte udlæg eller telefongodtgørelse, kan behandles.
[23] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.
[24] Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1. Der henvises til eventuel særskilt samtykkeerklæring.
[25] Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
[26] Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.
[27] Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3.
[28] Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 1. pkt., i det din fremsendelse af din straffeattest til Ejerforeningen sker med dit samtykke.
[29] Forældelsesfristen følger af i medfør af forældelseslovens § 3, stk. 1.
[30] Ejerforeningens forpligtelse hertil følger af bogføringslovens § 10, stk. 1.
[31] Forældelsesfristen, der danner grundlaget for opbevaringsperioden, følger af Databeskyttelseslovens § 41, stk. 7.
Vi bruger cookies!

Her på sitet bruger vi cookies i forbindelse med bl.a. trafikmåling, for at kunne udvikle bedre og mere målrettede brugeroplevelser.

Ved at benytte sitet accepterer du brugen af cookies.

Læs mere om cookies her.

Accepter